Powrót do wszystkich artykułówOd 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie przepisy, które zmienią dotychczasowy sposób ustalania stażu pracy. Zmiany wynikają z dodania do Kodeksu pracy art. 302¹ oraz modyfikacji art. 302. Ich celem jest zrównanie z zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy różnych form aktywności zawodowej, które dotychczas nie były uwzględniane przy naliczaniu stażu pracy. Nowe zasady obliczania stażu pracy stosuje się w przypadkach, w których przepisy uzależniają od tego określone uprawnienia lub obowiązki.
Co będzie wliczane do stażu pracy?
Nowelizacja rozszerza katalog okresów, które w określonych okolicznościach należy uwzględniać przy ustalaniu stażu pracy. Oprócz tradycyjnego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, od 2026 roku wliczane będą m.in.:
- Okres prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej;
- Okres pozostawania tzw. osobą współpracującą z osobą prowadzącą działalność gospodarczą;
- Okres wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu,
- Okres wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej.
- Okres zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem.
- Okres pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.
- Okres pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych;
– w których dana osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym lub była zwolniona z tego obowiązku na podstawie odrębnych przepisów.
Jak udokumentować te okresy?
Pracownik, który chce, aby ww. okresy podlegały wliczeniu do jego okresu zatrudnienia, ma obowiązek dostarczyć pracodawcy stosowne zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające – w zależności od okoliczności – opłacenie składek, podleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym czy zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego. W pozostałych przypadkach (celem wykazania niepodlegania ubezpieczeniom na podstawie odrębnych przepisów, czy wykonywania pracy za granicą) pracownik powinien dostarczyć pracodawcy stosowne dokumenty potwierdzające wykonywanie przez niego pracy w danym okresie w odpowiedniej formie zatrudnienia.
Termin na złożenie ww. dokumentów wynosi 24 miesiące liczone od:
- 1 stycznia 2026 r. – dla pracowników sektora finansów publicznych,
- 1 maja 2026 roku –dla pozostałych pracowników.
Okresów nieudokumentowanych w ww. terminie 24 miesięcy pracodawca zatrudniający pracownika odpowiednio w dniu 1.01.2026 r.(sektor finansów publicznych) lub w dniu 1.05.2026 r. nie wlicza do okresu zatrudnienia tego pracownika.
Dlaczego to ważne?
Staż pracy wpływa na wiele uprawnień pracowniczych, takich jak:
- wymiar urlopu wypoczynkowego,
- prawo do dodatku stażowego,
- nagrody jubileuszowe,
- okres wypowiedzenia umowy,
- wysokość odprawy przy rozwiązywaniu umów z przyczyn niedotyczących pracowników.
Dzięki nowelizacji osoby, które przez lata pracowały na umowach cywilnoprawnych lub prowadziły działalność gospodarczą, będą mogły doliczyć te okresy do stażu pracy, z którego wynikają dla nich określone uprawnienia. To istotne m.in. dla pracowników jednostek budżetowych, gdzie dodatki i nagrody są uzależnione od długości stażu.
Na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy?
W związku z nadchodzącymi zmianami pracodawcy powinni już teraz podjąć działania przygotowawcze, celem dostosowania się do nowych przepisów, w tym m.in.:
- dokonać sprawdzenia regulaminów pracy – jeśli w zakresie przyznanych uprawnień odwołują się do kodeksowych zasad ustalania stażu pracy, może zachodzić potrzeba ich dostosowania;
- przygotować procedury weryfikacji dokumentów dostarczanych przez pracowników;
- opracować procedury ustalania uprawnień pracowników związanych ze stażem;
- przeszkolić działy HR i kadr.
