Kto jest zobowiązany do dokonania zwrotu nienależnie pobranego przez pracownika zasiłku chorobowego i w jaki sposób dokonuje się zwrotu do ZUS zależy od tego, z czyjej winy zasiłek chorobowy został nienależnie wypłacony.
Zgodnie z art. 84 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych, za kwoty nienależnie pobranych świadczeń uważa się:
- świadczenia wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń albo wstrzymanie ich wypłaty w całości lub w części, jeżeli osoba pobierająca świadczenie była pouczona o braku prawa do ich pobierania,
- świadczenia przyznane lub wypłacone na podstawie nieprawdziwych zeznań lub fałszywych dokumentów albo w innych przypadkach świadomego wprowadzenia w błąd organu wypłacającego świadczenia przez osobę pobierającą świadczenia.
Art. 84 ust. 1 przedmiotowej ustawy wskazuje, iż do zwrotu nienależnie pobranego świadczenia z ubezpieczeń społecznych obowiązana jest osoba, która nienależne świadczenie pobrała. Świadczenie nienależnie pobrane powinno być zwrócone wraz z odsetkami, w wysokości i na zasadach określonych przepisami prawa cywilnego.
W przypadku, gdy nienależne świadczenie zostało pobrane z winy pracownika, to właśnie pracownik jest zobowiązany do jego zwrotu. Kwota ta podlega potrąceniu z należnych pracownikowi zasiłków bieżących oraz z innych świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Jeżeli jednak pracownik na bieżąco nie jest uprawniony do świadczeń, kwota nienależnie wypłaconych zasiłków podlega ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
W takiej sytuacji ZUS wydaje decyzję zobowiązującą pracownika do zwrotu pobranej przez niego kwoty zasiłku wraz z odsetkami. Dochodzenie zwrotu nienależnie pobranych przez pracownika świadczeń może nastąpić jedynie na podstawie decyzji ZUS.
W przypadku, gdy to pracodawca błędnie ustalił prawo do zasiłku lub obliczył jego wysokość i w wyniku tego dokonał nadpłaty zasiłku, to obowiązek zwrotu nadpłaconej kwoty ciąży na pracodawcy. W konsekwencji powstaną do zapłaty zaległe składki na ubezpieczenia społeczne, które pracodawca obowiązany jest uregulować wraz z odsetkami za zwłokę.