Powrót do wszystkich artykułówWdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w obszarze rozliczeń podatkowych i obiegu dokumentów w ostatnich latach. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się wyłącznie zmianą technologiczną, w praktyce KSeF oznacza istotną reorganizację procesów finansowych, księgowych i operacyjnych w firmach.
Poniżej wyjaśniamy, czym jest KSeF, jakie obowiązki się z nim wiążą oraz na co przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to centralny system teleinformatyczny administracji skarbowej, za pośrednictwem którego wystawiane, przesyłane, odbierane i przechowywane są faktury ustrukturyzowane.
Faktura ustrukturyzowana:
- ma ściśle określony format (XML),
- jest wystawiana i odbierana wyłącznie za pośrednictwem systemu,
- otrzymuje unikalny numer nadany przez KSeF,
- jest automatycznie archiwizowana w systemie.
Docelowo KSeF stanie się jedyną dopuszczalną formą wystawiania faktur VAT w obrocie gospodarczym.
Najważniejsze daty:
Kluczowe etapy wdrożenia KSeF:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla dużych przedsiębiorców
- od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie większość firm
- od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsi przedsiębiorcy (o niskiej wartości sprzedaży)
Dlaczego KSeF to coś więcej niż zmiana formatu faktury?
Wdrożenie KSeF wpływa na znacznie więcej obszarów niż samo wystawianie dokumentów. W praktyce dotyczy m.in.:
- sposobu organizacji pracy działów księgowych i finansowych,
- obiegu dokumentów i procesów akceptacyjnych,
- relacji z kontrahentami (moment otrzymania faktury, korekty, reklamacje),
- systemów finansowo-księgowych i ERP,
- odpowiedzialności pracowników oraz zasad nadawania uprawnień.
To oznacza, że błędy wdrożeniowe mogą mieć nie tylko charakter techniczny, ale również podatkowy i organizacyjny.
Jak działa faktura w KSeF?
W modelu KSeF:
- faktura uznawana jest za wystawioną w momencie jej skutecznego przesłania do systemu,
- nie ma znaczenia data wysłania e-maila czy przekazania PDF,
- kontrahent otrzymuje fakturę poprzez dostęp do systemu, a nie bezpośrednio od wystawcy,
- korekty również podlegają określonym zasadom strukturalnym.
To zmienia m.in. sposób liczenia terminów, obsługi reklamacji czy rozliczeń wewnętrznych.
Dostęp do KSeF i uprawnienia
KSeF działa w oparciu o system uprawnień. Oznacza to, że przedsiębiorca musi świadomie określić:
- kto ma prawo wystawiać faktury,
- kto może je odbierać,
- kto ma dostęp do całości danych,
- jakie role pełnią pracownicy, biura rachunkowe czy doradcy.
Brak uporządkowanych zasad w tym zakresie może prowadzić do:
- ryzyka nieuprawnionego dostępu do danych,
- chaosu organizacyjnego,
- odpowiedzialności po stronie pracodawcy lub zarządu.
Najczęstsze wyzwania we wdrożeniu KSeF
Z perspektywy doradczej przewidujemy, że w procesie wdrażania KSeF mogą pojawić się istotne utrudnienia, w szczególności związane z:
- nieprzystosowanym oprogramowaniem księgowym,
- brakiem procedur wewnętrznych,
- niedostatecznym przeszkoleniem pracowników,
- błędnym przekonaniem, że KSeF „wdroży się sam” wraz z aktualizacją systemu,
- odkładaniem przygotowań na ostatni moment.
Tymczasem KSeF wymaga świadomego i zaplanowanego wdrożenia, dostosowanego do skali i specyfiki działalności.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Rekomendowanym podejściem jest działanie etapowe:
- Analiza obecnych procesów fakturowania i obiegu dokumentów.
- Weryfikacja systemów IT i księgowych pod kątem zgodności z KSeF.
- Ustalenie zasad nadawania uprawnień i odpowiedzialności.
- Przygotowanie procedur wewnętrznych (wystawianie, korekty, awarie).
- Szkolenie pracowników i osób współpracujących z firmą.
Takie podejście pozwala ograniczyć ryzyko błędów oraz zapewnić ciągłość działania firmy.
Podsumowanie
KSeF to zmiana systemowa, która dotyka niemal każdego przedsiębiorcy. Odpowiednie przygotowanie pozwala nie tylko spełnić obowiązki prawne, ale również uporządkować procesy i ograniczyć ryzyka podatkowe oraz operacyjne.
Z perspektywy praktyki doradczej warto potraktować KSeF nie jako problem techniczny, lecz jako projekt organizacyjny, wymagający współpracy księgowości, IT, HR i zarządu.
