Powrót do wszystkich artykułówOd ponad roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą nie tylko w formie papierowej, ale również w formie elektronicznej. W celu szczegółowego uregulowania tej kwestii został znowelizowany Kodeks pracy oraz zostało wydane przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
W celu prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, pracodawca musi poczynić stosowne kroki by spełnić wymagania przewidziane prawem. Co przy tym istotne, pracodawca prowadzący dokumentacje elektroniczną winien dysponować kwalifikowany podpis elektroniczny albo kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.
Zgodnie z rozporządzeniem, dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym: zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem; integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian; stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym; identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych; skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych; wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji; funkcjonalność wydruku dokumentacji. W celu ułatwienia spełnienia tych wymagań wielu dostawców oprogramowania dla kadr i księgowości wypuściło dedykowane programy lub nakładki umożliwiające właściwe prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
Z obowiązujących przepisów nie wynika by pracodawca w stosunku do wszystkich pracowników miał obowiązek stosowania tylko jednej postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Tym samym należy stwierdzić, że w zależności od potrzeb pracodawca może dla części pracowników prowadzić dokumentację w postaci papierowej, a dla innych w postaci elektronicznej. Dodatkowo, pracodawca może prowadzić część dokumentacji jednego pracownika w postaci papierowej, a część w postaci elektronicznej (np. cześć A i B akt osobowych w formie elektronicznej, a pozostała cześć dokumentacji pracowniczej w formie papierowej).
Tym samym należy wskazać, że istnieje duża elastyczność w zakresie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a pracodawcy mogą ją dostawać dla swoich potrzeb. Zdarza się bowiem, że specyfika zakładów pracy (m.in. rodzaj prowadzonej działalności, rozproszenie pracowników, wiele oddziałów i inne) wymusza indywidualne podejście to kwestii prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Nie można jednak zapominać, że pracodawca nie ma pełnej swobody w zmienianiu postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej, bowiem na pracodawcy spoczywa obowiązek zawiadomienia o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej. Pracodawca ma obowiązek zawiadomienia pracownika, byłego pracownika, a w razie śmierci pracownika – członków jego rodziny.
Rozważając formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej należy rozważyć aspekty praktyczne, tak by zapewnić wygodę i funkcjonalność dla osób prowadzących kadry w zakładzie pracy. Może się bowiem okazać, że z pozoru korzystne rozwiązanie spowoduje dodatkowych trudności, w szczególności w sytuacji, gdy dokumentacja ta będzie prowadzona w obu postaciach i to dla różnych pracowników w różnych formach – przy dużej ilości zatrudnionych może powodować to niepotrzebny chaos.
Ustawodawca wprowadził również możliwość zmieniania postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną i odwrotnie. Zwrócić należy uwagę na czym polega zmiana postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Mianowicie, zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Natomiast, zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
