Powrót do wszystkich artykułówNawet 100.000 zł kary może zapłacić przedsiębiorca, który wykonując działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, nie uzyskał wymaganego wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i pracowniczych.
Z dniem 1 stycznia 2019 r. wchodzi w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która wprowadza zmiany m.in. w zakresie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Na czym polega działalność przechowawcza
Aktualny stan prawny przewiduje, iż pracodawcy mają obowiązek przechowywania dokumentacji osobowej przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy, a dokumentację płacową 50 lat licząc od dnia jej wytworzenia. Ponieważ narzucony przez ustawodawcę okres przechowywania jest bardzo długi, a przechowywanie tomów dokumentacji, która musi być odpowiednio zabezpieczona, jest dość ryzykowne, wielu pracodawców decyduje się powierzyć archiwizację tych dokumentów wyspecjalizowanym przedsiębiorcom. W takiej sytuacji, pracodawca płacąc profesjonalnemu podmiotowi za przechowywanie w jego imieniu akt płacowych i osobowych, uwalnia się od nałożonych na niego obowiązków przechowawczych.
Wymogi techniczno-organizacyjne związane z taką działalnością zostały wskazane m.in. w art. 51d. ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, do których należy m.in. konieczność posiadania budynku ulokowanego w suchym i niegrożącym obsunięciem gruntu miejscu oraz pomieszczeń z zamontowanymi systemami antywłamaniowymi i ognioodpornymi, zatrudnienie osób posiadających specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową i wiele innych.
Ponieważ, powyższe wymogi nałożone na przechowawców są dość restrykcyjne, należy zauważyć, iż np. przechowywanie dokumentacji przez biura rachunkowe, które nie spełniają warunków narzuconych przez przepisy prawa jest bardzo ryzykowane, zarówno dla pracodawców, którzy powierzając dokumentację nieodpowiedniemu przechowawcy, zgodnie z kodeksem pracy mogą zostać ukarani karą do 30.000 zł, jak i dla nieprzestrzegających wymogów przechowawców biur rachunkowych, gdyż nowe przepisy pozwolą nałożyć karę nawet do 100.000 zł.
Wymogi dotychczasowej regulacji prawnej
Zgodnie z przepisem art. 51a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Na uwagę zasługuje szczególnie ust. 3 przywołanego artykułu, gdyż zgodnie z jego brzmieniem działalność taka może być wykonywana tylko przez przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
W praktyce oznacza to, że nie każdy przedsiębiorca może prowadzić działalność przechowawczą. Zgodnie ze wzmiankowanym ust. 3, działalność taką mogą wykonywać tylko osoby prawne (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjne) oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej
(np. spółki osobowe, takie jak spółka jawna lub spółka komandytowa). Z kolei, podmioty takie jak: spółki cywilne lub osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie są uprawnione do prowadzenia działalności gospodarczej, w zakres której wchodzi przechowywanie dokumentacji pracowniczej.
Z racji tego, iż omawiana działalność należy do kategorii działalności regulowanych, podmiot poza spełnieniem ww. wymogów musi także uzyskać wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, który jest prowadzony przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.
Ponieważ obecna regulacja prawna nie przewiduje surowych sankcji za niedostosowanie się do wymogu wpisu do rejestru przechowawców, wielu przedsiębiorców rezygnuje z dokonania wpisu. Ustawodawca chcąc ukrócić taki proceder oraz zapewnić większą ochronę osobom, które próbują ustalić miejsce przechowywania ich dokumentacji pracowniczej w związku z uprawnieniami emerytalnymi, wprowadził nowe, dotkliwe sankcje.
Zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2019 r.
Zgodnie z przepisami, które wejdą w życie od 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorcy, którzy dotąd wykonywali działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania bez uzyskania wpisu do rejestru przechowawców, obowiązani są:
- dostosować swoją formę prawną,
- uzyskać wpis do rejestru w terminie do dnia 31 grudnia 2018 r.,
- w razie nieuzyskania wpisu – zakończyć wykonywanie działalności.
Dostosowanie formy prawnej, dotyczy w szczególności przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, bądź też działających w ramach spółki cywilnej, gdyż to właśnie oni, chcąc uzyskać wpis do rejestru przechowawców, muszą przekształcić formę prowadzenia działalności w osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Ponieważ dostosowanie formy prawnej nie należy do najłatwiejszych czynności prawnych, a do tego wymaga specjalistycznej wiedzy, warto rozważyć możliwość skorzystania z profesjonalnej pomocy prawnej.
Należy pamiętać, że mimo, iż obowiązek wpisu do rejestru przechowawców funkcjonuje także w aktualnym stanie prawnym, to przedsiębiorcy wielokrotnie uchylają się od jego spełnienia, w związku z czym ustawodawca wprowadził dwie dodatkowe sankcje. Pierwszą, jest konieczność zakończenia wykonywania działalności przechowawczej w razie nieuzyskania wpisu do 31 grudnia 2018 roku w rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych wraz z obowiązkiem przekazania posiadanej dokumentacji do dalszego przechowywania podmiotowi uprawnionemu. Druga sankcja związana jest z ewentualnym prowadzeniem działalności przechowawczej bez wymaganego wpisu. W takiej sytuacji Marszałek Województwa przeprowadza kontrolę i na podstawie jej wyników może nałożyć administracyjną karę pieniężna w wysokości do 100.000 zł.
Ponieważ przepisy powyższej ustawy zaczną obowiązywać już za 7 tygodni, w celu uniknięcia ewentualnych sankcji, związanych z niedopełnieniem ustawowych obowiązków, należy jak najszybciej podjąć działania zmierzające do dostosowania prowadzenia działalności do wymaganej formy prawnej oraz złożyć właściwy wniosek o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych do Marszałka Województwa.
