Powrót do wszystkich artykułówObowiązkowi wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego podlegają określone informacje dotyczące spółek, między innymi takie jak ich siedziba, wysokość kapitału oraz osoby albo organy uprawnione do reprezentacji. Informacje te są powszechnie dostępne, co ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Dla osiągnięcia tego celu ustanowiono domniemania prawne, które służą jako zabezpieczenie dla podmiotów prawa wchodzących w stosunki prawne ze spółkami w oparciu o dane z KRS. Jednym z takich domniemań jest to, że dane ujawnione w KRS są aktualne i odpowiadają rzeczywistemu stanowi prawnemu i faktycznemu.
Często jednak przedsiębiorcy nie aktualizują danych, ograniczając się jedynie do składania rocznych sprawozdań finansowych albo zgłaszają jedynie dane o charakterze konstytutywnym, tj. zmiana wysokości kapitału zakładowego. Takie zachowanie może narazić przedsiębiorcę na przykre konsekwencje.
Częstym przypadkiem jest brak zgłoszenia zmiany adresu siedziby spółki. Zdarza się, że spółki przenoszą swoje siedziby, co związane jest z ich rozwojem, ale nie dokonują aktualizacji wpisu w KRS. W takim przypadku zmiany adresu siedziby spółki w KRS powoduje, że w przypadku dwukrotnego awizowania przesyłki nadanej na adres ujawniony w rejestrze uznaje się ją za skutecznie dostarczoną. Efektem może być brak wiedzy o toczących się postępowaniach, a w konsekwencji brakiem możliwości skutecznej obrony swoich interesów.
Innym przypadkiem jest brak aktualizacji danych personalnych związanych z osobami uprawnionymi do reprezentowania spółki i prowadzenia jej spraw. W takiej sytuacji kontrahent spółki działający w dobrej wierze chroniony jest domniemaniem prawdziwości wpisu w KRS, a z drugiej strony czynność prawna zawarta w imieniu spółki przez osobę nieuprawnioną do jej reprezentacji jest nieważna na mocy Kodeksu cywilnego. W szczególności należy tutaj wskazać na art. 14 ustawy o KRS, zgodnie z którym podmiot zobowiązany do złożenia wniosku o wpis do rejestru nie może powołać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na dane, które nie zostały wpisane do rejestru lub uległy wykreśleniu z rejestru.
Wobec powyższego, w przypadku nieujawnienia zmian personalnych w składzie zarządu albo niezłożenia uchwały zgromadzenia wspólników o wyborze ujawnionego już zarządu na kolejną kadencję może dojść do sytuacji niepewności co do ważności zawartych przez spółkę umów, od wykonania których kontrahent będzie mógł się uchylić.
Sąd rejestrowy został przez ustawodawcę wyposażony w możliwość nakładania szeregu sankcji na przedsiębiorcę gdy ten nie dokonuje aktualizacji danych. Zgodnie z art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym w przypadku nieuzupełnienia danych, podlegających obowiązkowemu zgłoszeniu – sąd rejestrowy może wielokrotnie ukarać przedsiębiorcę grzywną. W przypadku, kiedy zastosowanie tego środka nie przyniesie efektu i w KRS nadal widnieje wpis niezgodny z rzeczywistym stanem rzeczy, sąd rejestrowy może z urzędu takowy wpis wykreślić.
Jeżeli dane wymagające ujawnienia w KRS są istotne, a w aktach rejestrowych znajdują się dokumenty potwierdzające rzeczywisty stan rzeczy, sąd w szczególnie uzasadnionych przypadkach może z urzędu dokonać takiego wpisu.
Gdy osoba prawna, pomimo zastosowania wobec niej grzywien nie dokona obowiązkowych wpisów, sąd może ustanowić dla niej kuratora na okres nieprzekraczający roku (oraz kolejnych 6 miesięcy w ustawowo określonych okolicznościach).
W przypadku niewywiązywania się spółki handlowej z obowiązku aktualizacji danych, pomimo wcześniejszego nałożenia grzywny, sąd rejestrowy ma uprawnienie do orzeczenia o rozwiązaniu spółki i ustanowieniu dla niej likwidatora.
