Powrót do wszystkich artykułówW związku z obowiązującym już ponad rok stanem epidemii (łącznie ze stanem zagrożenia epidemicznego) i apelami rządzących wiele osób wykonuje swoje obowiązki pracownicze w formie pracy zdalnej. Ten rodzaj pracy jest novum, który oficjalnie nie obowiązał w polskim systemie prawnym. Do tej pory w Kodeksie pracy istniała jedynie tzw. telepraca, przez którą rozumie się pracę wykonywaną regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Co istotne, telepraca wymagała od pracodawcy wdrożenia i przestrzegania szeregu ustawowych obowiązków. Natomiast, w związku z szybko rozprzestrzeniającą się epidemią, ustawodawca postanowił wprowadzić do polskiego porządku prawnego niesformalizowaną pracę zdalną, na mocy art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, zgodnie z definicją – pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Co przy tym istotne zgodnie z tą regulacją obowiązuje ona jedynie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19.
Mając na uwadze powszechność stosowania pracy zdalnej i wykonywanie jej przeważnie w miejscu zamieszkania to może powstać problem praktyczny w zakresie rozwiazywania stosunku pracy, gdyż niemożliwym będzie wręczenie oświadczenia rozwiązującego umowę o pracę pracownikowi w zakładzie pracy.
W pierwszej kolejności należy wskazać, że zgodnie z Kodeksem pracy umowa o pracę rozwiązuje się: (1) na mocy porozumienia stron; (2) przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem); (3) przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia); (4) z upływem czasu, na który była zawarta.
Zgodnie z kodeksową regulacją, porozumienie stron może zostać zawarte w dowolnej formie, choć z przyczyn dowodowych i praktycznych najlepiej jakby było choć potwierdzone na piśmie. Natomiast w zakresie jednostronnego rozwiązania umowy o pracę to zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy – Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Należałoby się zastanowić jakie skutki będzie miało niedotrzymanie formy pisemnej przez stronę stosunku pracy która złożyła oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia.
Prawo pracy jest osobną gałęzią prawa obejmującą ogół regulacji w zakresie stosunku pracy oraz regulacji zbiorowego prawa pracy (m.in. układy zbiorowe, organizacje pracownicze). Natomiast, w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.
Ustawodawca nie zastrzegł formy pisemnej pod rygorem nieważności dla oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, czyli złożone oświadczenie woli z niedochowaną formą pisemną jest ważne i co do zasady będzie wywoływało skutki prawne. Forma pisemna nie jest zastrzeżona również dla celów dowodowych (czyli w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności), gdyż zgodnie z przepisami postępowania cywilnego ograniczenia dowodowe są wyłączone w postępowaniach pracowniczych.
Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że niedochowanie formy pisemnej przez pracownika nie pociąga za sobą żadnych konsekwencji, niemniej w razie sporu może mieć problemy dowodowe, dlatego najlepiej by pracownik dokonał tej czynności choć potwierdzając ją na piśmie.
Natomiast, niezachowanie formy pisemnej przez pracodawcę co prawda nie powoduje nieważności czynności prawnej, ale pracownik może wnieść sprawę do sądu w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę z naruszeniem przepisów (art. 45 i n. Kodeksu pracy) lub też rozwiezieniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z naruszeniem przepisów (art. 56 i n. Kodeksu pracy) – czyli co do zasady pracownik będzie mógł żądać przywrócenia do pracy lub zapłaty odszkodowania.
W celu zachowania formy pisemnej czynności prawnej należy złożyć własnoręczny podpis na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Ewentualnie oświadczenie takie może zostać złożone w formie równoważnej czyli w formie elektronicznej, przez którą rozumie się złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dla zachowania tej formy kluczowym jest podpisanie oświadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W konsekwencji wysłanie rozwiązania umowy o pracę tylko wiadomością e-mail nie zostanie uznane za złożenie oświadczenia woli na piśmie (będzie skuteczne, ale pracownik będzie mógł dochodzić swoich praw przed sądem w związku z rozwiązaniem umowy z naruszeniem przepisów), natomiast wysłanie wiadomości e-mail podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym w świetle przepisów zostanie uznane za rozwiązanie umowy o pracę zgodnie z przepisami poprzez zachowanie formy pisemnej.
Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę, pracodawca może złożyć osobiście lub wysłać do pracownika listem poleconym lub w formie elektronicznej (pamiętając o kwalifikowanym podpisie). Co do zasady przyjmuje się, że wysłanie oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę listem poleconym jest skuteczne z chwilą odebrania pisma przez pracownika lub po upływie terminu awizowania (wzruszalne domniemanie prawne).
Jednakże, w kontekście powyższego należy zwrócić uwagę na ustawę z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, zgodnie z art. 98 tej ustawy – Nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego, których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów. Oznacza to, że ustawodawca wyłączył możliwość domniemania, że nieodebranie awizo można uznać za skuteczne doręczenie pisma. Tym samym, może dojść do sytuacji, że pracownik dowie się wysłanym do niego oświadczeniu o rozwiązaniu umowy o pracę za pośrednictwem poczty i wówczas może umyślnie nie odbierać takiej przesyłki – stosunek pracy mimo upływu okresu awizo będzie trwać dalej.
Wprowadzając powyższą regulację w czasie epidemii, z jednej strony ustawodawca chciał ochronić osoby, które nie odbiorą przesyłek awizowanych (np. z powodu strachu przed zarażeniem), niestety jednak otworzył szeroko furtkę dla nadużyć. W kontekście rozwiazywaniu umów o pracę z pracownikami celowym będzie składanie oświadczeń woli w postaci elektronicznej pamiętając o kwalifikowanym podpisie elektronicznym lub też doręczać takie oświadczenia osobiście (najlepiej ze świadkiem) udając się z pisemnym oświadczeniem i doręczeniem go w miejscu przebywania pracownika.
