Powrót do wszystkich artykułówWspółczesne otoczenie regulacyjne coraz wyraźniej wskazuje, że odpowiedzialność przedsiębiorstw nie polega już tylko na unikaniu naruszeń prawa, ale na aktywnym zarządzaniu ryzykiem.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami (Ustawa z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary) podmioty, takie jak spółki prawa handlowego, stowarzyszenia czy fundacje, mogą ponosić odpowiedzialność karną i cywilną za przewinienia popełnione w związku z prowadzoną działalnością.
W praktyce oznacza to, że dany podmiot może ponosić odpowiedzialność, nawet jeśli rzeczywistymi sprawcami byli pracownicy, menedżerowie czy współpracownicy. Kluczowe znaczenie ma tu sposób organizacji danego podmiotu oraz poziom nadzoru nad jego funkcjonowaniem. Dlatego coraz większą rolę odgrywają systemy compliance, które pozwalają przedsiębiorstwom i innym organizacjom ograniczać ryzyko naruszeń i odpowiedzialności.
1. Czym jest odpowiedzialność podmiotów zbiorowych?
Odpowiedzialność podmiotów zbiorowych to konstrukcja prawna, w której osoba prawna (lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną) ponosi konsekwencje prawne za czyny zabronione, popełnione w związku z jej działalnością.
Odpowiedzialność podmiotów zbiorowych nie ogranicza się wyłącznie do działań zarządu. Może powstać także wtedy, gdy naruszenia dopuszcza się osoba fizyczna działająca w imieniu lub w interesie organizacji — w ramach przyznanych jej uprawnień do reprezentacji, podejmowania decyzji lub sprawowania kontroli wewnętrznej, ale również w razie przekroczenia tych uprawnień albo niedopełnienia obowiązków. Dotyczy to także sytuacji, gdy ktoś został dopuszczony do działania wskutek czyichś zaniedbań lub działał za zgodą lub wiedzą takich osób.
Do tej grupy mogą należeć m.in.:
• pracownicy
• menedżerowie
• współpracownicy lub pełnomocnicy
• podwykonawcy
Odpowiedzialność powstaje, jeśli takie zachowanie przyniosło lub choćby mogło przynieść podmiotowi jakąkolwiek korzyść — także niemajątkową.
Ustawa przewiduje, że odpowiedzialność organizacji (np. spółki, fundacji, stowarzyszenia) powstaje, gdy czyn zabroniony był skutkiem:
niedochowania należytej staranności przy wyborze lub nadzorze nad osobą działającą w imieniu podmiotu — czyli niewłaściwego doboru ludzi lub braku kontroli nad ich działaniami.
nieprawidłowej organizacji działalności, która nie zapewniła mechanizmów zapobiegających naruszeniom, choć takie zabezpieczenia mogły zostać wdrożone przy zachowaniu należytej staranności.
W praktyce oznacza to, że oceniany jest nie tylko czyn konkretnej osoby, ale również sposób zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie .
Dlatego coraz częściej pojawia się pytanie: czy organizacja zrobiła wszystko, czy stworzyła odpowiednie warunki, aby takim czynom zapobiegać i czy realnie sprawowała nadzór nad tymi, którym powierzono zadania.
Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, odpowiedzialność może zostać przypisana podmiotowi zbiorowemu.
2. Dlaczego compliance ma kluczowe znaczenie?
Compliance to po prostu zestaw zasad, procedur i narzędzi, które pomagają organizacji działać zgodnie z prawem, etyką i standardami branżowymi. W praktyce obejmuje najczęściej m.in.:
• polityki antykorupcyjne,
• procedury AML (przeciwdziałania praniu pieniędzy),
• zgłaszanie nieprawidłowości (ochrona sygnalistów),
• kodeks etyki i postępowania pracowników,
• procedury kontroli i raportowania.
W kontekście odpowiedzialności podmiotów zbiorowych dobrze działający system compliance pełni dwie kluczowe funkcje:
zapobiega naruszeniom — dzięki jasnym zasadom, kontroli i świadomości pracowników.
chroni organizację w razie postępowania — pokazując, że organizacja zachowała należytą staranność i realnie starała się przeciwdziałać naruszeniom.
3. Jakie są konsekwencje braku procedur compliance?
Brak skutecznych zasad i mechanizmów compliance to przede wszystkim ryzyko dla codziennego funkcjonowania organizacji – jej sprawności, przejrzystości i bezpieczeństwa operacyjnego. Organizacja pozbawiona jasnych procedur naraża się m.in. na większe ryzyko błędów, nadużyć i nieprawidłowości w działaniu.
Dla przedsiębiorcy dobrze zaprojektowany system compliance to również zabezpieczenie prawne pozwalające dowieść, że dochowano należytej staranności przy wdrażaniu mechanizmów pozwalających zapobiec popełnieniu czynów zabronionych przez osoby działające w jego imieniu lub interesie i uniknąć sankcji karnych i strat reputacyjnych z tym związanych.
Wdrożenie odpowiednich procedur pomaga m.in.:
- budować kulturę opartą na jasnych zasadach,
- zwiększać wiarygodność wobec partnerów,
- sprawniej przechodzić audyty i due diligence,
- ograniczać ryzyka, zanim przerodzą się w problemy.
Dlatego kluczowe znaczenie ma wdrożenie odpowiednich polityk, procedur wewnętrznych, skutecznych mechanizmów kontroli i nadzoru
oraz odpowiednich szkoleń dla pracowników i kadry zarządzającej.
Potrzebujesz wsparcia w obszarze compliance?
Odpowiedzialność podmiotów zbiorowych to nie tylko kwestia przepisów. To realne ryzyko biznesowe, które wymaga przemyślanej strategii i systemowych rozwiązań.
Wdrożenie skutecznego systemu compliance powinno być dostosowane do specyfiki branży, struktury organizacyjnej oraz poziomu ryzyka w Twojej działalności.
Kancelaria Sommerrey & Partners wspiera przedsiębiorców, fundacje i inne organizacje w kompleksowym budowaniu i wdrażaniu systemów compliance, od audytu ryzyka prawnego, przez opracowanie procedur i polityk wewnętrznych, po szkolenia dla kadry zarządzającej i pracowników.
Pomagamy nie tylko reagować na zagrożenia, ale przede wszystkim im zapobiegać.
Jeśli chcesz zwiększyć bezpieczeństwo swojej organizacji, uporządkować kwestie odpowiedzialności i realnie ograniczyć ryzyko sankcji, skontaktuj się z nami.
