Powrót do wszystkich artykułówCo kryje się pod pojęciem compliance?
W języku angielskim ‘compliance’ oznacza zgodność. W dosłownym tłumaczeniu, jest to zapewnienie zgodności działalności przedsiębiorstwa z regulacjami prawnymi, normami bądź zestawami zaleceń. Oznacza to również prowadzenie działalności w odpowiedzialny sposób, który zapewnia respektowanie przez przedsiębiorcę rekomendacji i standardów rynkowych oraz branżowych, a także przestrzeganie zasad etyki zawodowej. Zapewnienie zgodności odbywa się przede wszystkim na dwóch płaszczyznach: wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Realizacja zarządzania zgodnością w ramach przedsiębiorstwa może nastąpić poprzez wyodrębnienie działu compliance lub przez powołanie stanowiska compliance officera (osoba powołana do zarządzania i kontrolowania polityki compliance w przedsiębiorstwie). Istnieje również możliwość zlecenia czuwania nad zgodnością procedur zewnętrznemu podmiotowi, na przykład wyspecjalizowanej w tym zakresie kancelarii prawnej. Głównym zadaniem compliance jest natomiast wsparcie kadry zarządzającej oraz całej firmy przy realizacji zadań związanych m.in. z przeciwdziałaniem korupcji, zapobieganiem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, oceną ryzyka klienta i dostarczaniem klientom odpowiedniej informacji w tym zakresie.
Zadania struktur compliance
W przypadku wystąpienia nieprawidłowości, dział compliance lub compliance officer mają za zadanie nadzorować przebieg zarządzania niezgodnością oraz wprowadzać procesy mające na celu zapobieganie wystąpieniu kolejnych nieprawidłowości.
Obowiązkiem osób zajmujących się zadaniami z zakresu compliance będzie szkolenie zespołu pracowników danego przedsiębiorstwa w zakresie, jak należy postępować w ramach prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności. Compliance wskazuje normy i praktyki pożądane, a eliminuje te nieuczciwe i nieetyczne. Najważniejsze aspekty, o których powinni być poinformowani pracownicy, dotyczą sposobów i możliwości przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, właściwego postępowania z informacjami poufnymi, sposobów unikania konfliktów interesów, przestrzegania zasad wręczania i przyjmowania prezentów przez członków organów firmy oraz weryfikacji zgodności z obowiązującymi normami prawnymi planowanych zobowiązań kontraktowych.
Przebieg wskazanych szkoleń pracowników w dużej mierze będzie zależał jednak od profilu działalności przedsiębiorcy, bowiem by spełniać swoje zadania, system compliance musi być uszyty na miarę i dopasowany do specyficznych potrzeb konkretnej organizacji. Oczywistym jest, że inne procedury zarządzania zgodnością powinny być wdrożone w dużym przedsiębiorstwie zatrudniającym kilkuset pracowników, a inne w małym, rodzinnym biznesie. Istotny jest również rodzaj prowadzonej działalności – inne regulacje compliance będą potrzebne w gabinecie lekarskim, a inne w przedsiębiorstwie budowlanym. Wszystkie aspekty związane z przedsiębiorstwem muszą być wzięte pod uwagę już przy opracowywaniu procedur zarządzania zgodnością – w przeciwnym razie nie spełnią one swojej funkcji.
Procedury zarządzania zgodnością – czym są i czy warto je wprowadzić do swojego przedsiębiorstwa?
Nie sposób wymienić wszystkich procedur, które mogą funkcjonować w przedsiębiorstwie w ramach systemu compliance. Jak już wspomniano – wdrożenie konkretnych rozwiązań zależeć będzie od rozmiaru i profilu prowadzonej działalności.
Tytułem przykładu można wskazać, że do najczęściej stosowanych przez przedsiębiorców procedur należą kodeksy postępowania (codes of conduct), kodeksy antykorupcyjne, klauzule antykorupcyjne lub klauzule dot. przeciwdziałania praniu pieniędzy zawarte w umowach z kontrahentami, polityki w zakresie dawania i przyjmowania podarunków od kontrahentów, czy procedury zgłaszania naruszeń przez sygnalistów (tzw. whistleblowing).
Opracowanie i wdrożenie tej ostatniej w strukturze organizacji, to jedno z głównych wyzwań stojących przed przedsiębiorcami. Procedura umożliwiająca anonimowe lub imienne zawiadamianie kierownictwa danego podmiotu o występujących w jego strukturach nieprawidłowościach związanych z naruszeniem prawa oraz obowiązujących procedur i standardów, to główne założenie whistleblowingu. Idea procedury sygnalizowania nieprawidłowości jest taka, aby każdy pracownik, czy też kontrahent, miał możliwość anonimowego przekazania – np. zarządowi lub powołanemu do tego compliance officerowi – informacji o zauważonych nieprawidłowościach za pośrednictwem specjalnego, niezależnego i autonomicznego kanału informacji, który pozwala zachować anonimowość nadawcy.
Zapraszamy do zapoznania się z naszą propozycją wsparcia w zakresie Compliance
Wsparcie w zakresie Compliance
Jakie korzyści daje firmie dobrze skonstruowany system compliance?
Właściwy dobór osób odpowiedzialnych za przestrzeganie zasad panujących w organizacji oraz przepisów prawa to podstawa systemu compliance. W systemie tym chodzi w szczególności o to, aby w przedsiębiorstwie znajdowała się osoba na stanowisku kierownika ds. zgodności lub compliance officera, która będzie prowadzić monitoring nieetycznych zachowań lub łamania przepisów. Dzisiejsze realia biznesu pokazują, że powołanie w firmie odpowiednich struktur compliance może skutecznie zapobiegać stratom finansowym lub utracie reputacji.
W dobie intensywnie zmieniających się przepisów prawnych, jak również dużej rotacji pracowników oraz osób współpracujących, każde przedsiębiorstwo powinno monitorować swoją działalność oraz zadbać o wprowadzenie odpowiednich procedur compliance. Skuteczny system compliance to lepszy wizerunek firmy w oczach jej potencjalnych kontrahentów i konsumentów. W razie ewentualnych sporów sądowych to również istotny atut przedsiębiorcy, potwierdzający, że dopełnił należytej staranności. Co najważniejsze, istnienie i respektowanie wewnętrznych regulacji może uwolnić przedsiębiorcę od odpowiedzialności karnej z tytułu szeregu przestępstw. Stanowi to też istotne zabezpieczenia dla niego samego w kontaktach z podmiotami trzecimi. Przyjęcie tego typu regulacji jest też ważnym sygnałem dla potencjalnych partnerów, że zależy nam na przejrzystości w działalności gospodarczej. Wprowadzenie systemu compliance jawi się jako konieczne w świetle projektowanych zmian w zakresie odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione czy też w związku z obowiązującą ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Podsumowując, wdrożenie procedur compliance prowadzi do podwyższenia prawdopodobieństwa uniknięcia kłopotliwych sytuacji. Co więcej, sprawnie działający system compliance pozwoli zbudować kulturę organizacyjną opartą na: odpowiedzialności, przejrzystości, bezpośredniości i uczciwości, przekładając te cechy na praktykę zawodowego funkcjonowania. Trzeba też podkreślić, że system compliance to wsparcie dla pracowników i menedżerów, które może zmniejszyć poziom stresu i w efekcie poprawić jakość i efektywność świadczonej przez nich pracy.
