Powrót do wszystkich artykułówMając na uwadze panującą obecnie na świecie pandemię COVID-19 aktualną kwestią może się wydawać zagadnienie formy wniosku o urlop wypoczynkowy.
Przepisy prawa pracy co do zasady nie przewidują żadnej formy dla wniosków urlopowych , a zarazem są w tym zakresie dość elastyczne. Zgodnie z Kodeksem pracy – urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Natomiast, jeżeli pracodawca nie ustala planu urlopów (nie ma bowiem takiego obowiązku) to termin urlopu pracodawca ustala po porozumieniu z pracownikiem.
Niemniej pracodawca w regulaminie pracy może uregulować tą kwestię w sposób odmienny, tym samym, chcąc odpowiedzieć na pytanie – „czy pracownik może złożyć wniosek urlopowy za pośrednictwem poczty elektronicznej?” – w pierwszej kolejności należałoby się zapoznać z treścią regulaminu pracy.
Jeżeli pracodawca nie uregulował tej kwestii w sposób szczególny to pracownicy mogą składać wnioski urlopowe za pośrednictwem e-mail lub w innej formie, która umożliwi przypisanie oświadczenia woli konkretnemu pracownikowi (np. telefonicznie). W tym miejscu należy jednak wskazać na obowiązek pracodawcy wynikający z Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Mianowicie pracodawca zobowiązany jest do przechowywania „dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego”. W konsekwencji, jeżeli u pracodawcy wnioski urlopowe można składać w dowolnej formie to pracodawca powinien dopilnować by w dokumentacji pracowniczej znalazły się dokumenty związanie z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy – np. jeżeli wnioski urlopowe są składane za pośrednictwem poczty elektronicznej to do akt pracowniczych można wydrukować taką wiadomość, natomiast w przypadku rozmowy telefonicznej, pracownik przyjmujący wniosek urlopowy może do akt pracowniczych złożyć stosowna notatkę służbową.
Z uwag na panującą pandemię, pracodawcy, u których wnioski urlopowe można składać jedynie w formie pisemnej mogą wprowadzić tymczasowe rozwiązania ułatwiając pracownikom składanie wniosków urlopowych. Takie tymczasowe zmiany nie wymagają zmiany regulaminu pracy i mogą być wprowadzone czasowo.
Dodać należy, że ustawodawca przewidział formę pisemną dla szczególnych wniosków urlopowych – m.in. urlop bezpłatny (art. 174 kp), zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 22 kp); czas wolny w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 1511 § 1 kp) – wnioski takie również musza trafić do dokumentacji pracowniczej.
W dobie koronowirusa SARS-CoV-2 pracownicy i pracodawcy w trosce o wspólne dobro – jakim jest zakład pracy – powinni w sposób racjonalny i elastyczny podchodzić do kwestii urlopów oraz kwestii formy wniosków urlopowych by nie narażać się na niebezpieczeństwo zarażenia koronowirusem.
